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Québec, QC
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Nova Permis (« Nova», « nous », « notre ») reconnaît l’importance de protéger vos renseignements personnels. Notre politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels (la « politique ») vise à décrire comment nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre site Internet ou nos services, et quels sont vos droits à cet égard.
La présente politique s’applique à l’ensemble des intervenants de Nova, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultants, partenaires, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de Nova.
Cette politique vise tous les types de renseignements personnels gérés par Nova, que ce soient les renseignements de ses clients actuels ou potentiels, ses consultants, ses employés, ses membres ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre).
En nous fournissant vos renseignements personnels, vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente politique.
Un « renseignement personnel » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. À titre d’exemple, Il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc.
Un « renseignement personnel sensible » est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, par exemple les renseignements de santé, renseignements financiers (y compris les informations bancaires et relatives aux cartes de crédit), renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.
Quant à vos coordonnées d’affaires, telles que votre titre, adresse courriel professionnelle, adresse professionnelle ou numéro de téléphone d’affaires, elles constituent un renseignement personnel à caractère public et ne constituent pas des renseignements personnels visés par la présente Politique. Les sections suivantes ne s’appliquent donc pas à ce type de renseignements.
Lorsque vous utilisez notre site Internet, nos différents formulaires ou nos services, nous pouvons recueillir vos renseignements personnels suivants :
Dans tous les cas, nous nous efforçons de limiter la quantité de renseignements personnels que nous recueillons à ce qui est strictement nécessaire aux fins décrites dans la section « 6. Utilisation de vos renseignements personnels ».
Veuillez noter que les services et programmes de Nova ne visent pas les personnes mineures, et de façon plus générale, Nova n’obtient pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineurs (dans ces cas, les renseignements ne peuvent être recueillis auprès de lui sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf lorsque cette collecte est manifestement au bénéfice de ce mineur).
Lorsque vous naviguez sur notre site Internet, nous recueillons certains renseignements par l’entremise de fichiers témoins et autres technologies de suivi (collectivement, des « cookies »).
Les Cookies sont de petits fichiers texte contenant un numéro d'identification unique qui sont automatiquement déposés sur l'ordinateur d'un visiteur. Vous pouvez consentir ou non à l’activation de certains de ces Cookies lors de votre connexion à notre site Internet. Si vous refusez, il est possible que votre navigation en soit affectée. En cliquant sur « Tout autoriser » lors de votre première navigation sur le site, vous acceptez le stockage de cookies sur votre appareil.
Nous utilisons les catégories de cookies suivantes :
Si vous souhaitez modifier votre consentement, vous pouvez le faire directement dans les paramètres Cookies ou en communiquant avec nous via la section « 15. Rejoindre le responsable de la protection des renseignements personnels ».
Cette Politique ne s’applique pas aux sites Internet de tiers, incluant ceux auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui pourraient se trouver sur notre site Internet. Si vous consultez un site Internet de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques que nous vous invitons à consulter avant de soumettre vos renseignements personnels, le cas échéant.
Nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous avec votre consentement lorsque vous communiquez avec nous, remplissez un formulaire ou lorsque vous naviguez sur notre site Internet. Il est toutefois possible que nous recueillions vos renseignements personnels auprès de tiers lorsque vous y avez consenti, ou lorsque la loi nous le permet (par exemple, des organismes gouvernementaux, des institutions financières ou d'autres fournisseurs de services).
Dans tous les cas, Nova ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. La collecte ne sera limitée qu’au renseignement nécessaire afin d’accomplir les fins pour lesquels il est recueilli.
De manière générale, nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels qu’avec votre consentement. Nova doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Dans certains cas toutefois, la loi prévoit que nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement (par exemple, lorsque nous sommes tenus de communiquer vos renseignements en vertu d’une assignation ou d’une ordonnance d’un tribunal).
En communiquant avec nous, en remplissant volontairement un formulaire avec vos renseignements personnels et en naviguant sur notre site Internet, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels conformément à cette Politique. Si vous nous fournissez les renseignements personnels d’un tiers, vous déclarez détenir le consentement ou le pouvoir nécessaire pour nous permettre de recueillir, utiliser et communiquer ces renseignements conformément à cette Politique.
Sous réserve de certaines restrictions juridiques ou contractuelles, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en nous contactant tel qu’indiqué dans la section « 15. Rejoindre le responsable de la protection des renseignements personnels ».
De manière générale, nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes :
Nova ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les fins indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que Nova veut utiliser ces renseignements pour une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, Nova peut utiliser les renseignements à une autre fin sans le consentement de la personne concernée, par exemple :
Limitation de l’accès: Nova a mis en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions, et ce, pour une fin spécifique. Nova demandera le consentement de la personne concernée avant d’accorder l’accès à toute autre personne.
Vos renseignements personnels sont uniquement accessibles à nos employés et mandataires dont les fonctions le requièrent. Nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec des tiers, lorsque la loi l’exige, ou encore avec des fournisseurs de services (par exemple, des sous-traitants, nos fournisseurs de services informatique ou d’hébergement infonuagique).
Dans ces cas, Nova doit avoir des contrats écrits avec ces fournisseurs qui indique les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration. De plus, ces contrats doivent prévoir que les fournisseurs doivent aviser le responsable de la protection des renseignements personnels de Nova (indiqué à la section 15 de présente politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.
Les renseignements personnels que nous recueillons sont hébergés sur des serveurs sécurisés pouvant être situés à l’extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada ou aux États-Unis. Il est également possible que nous partagions vos renseignements personnels avec des partenaires d’affaires à l’extérieur du Québec dans le cadre de la prestation de nos services. Lorsque vos renseignements personnels sont ainsi communiqués hors du Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs de vie privée (tel que décrit à la section 11 de la présente politique) et nous mettons en place des engagements contractuels afin de protéger la confidentialité de ces renseignements.
Nous conservons vos renseignements personnels seulement pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la Politique et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Après ce délai, vos renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire afin d’assurer la protection de ces renseignements.
Il se peut que Nova adopte d’autre politique ou procédure concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels de Nova (indiqué à la section 15 de la présente politique) pour en savoir davantage.
Les renseignements personnels que nous recueillons sont conservés de manière confidentielle conformément à la législation applicable. En outre, si vous choisissez de nous transmettre des renseignements personnels par courriel, par le biais d’un formulaire ou sur notre site Internet, nous utiliserons uniquement l'information requise pour répondre à votre message et permettre d’y donner suite, en nous assurant d’en préserver la confidentialité.
Nous prenons également des mesures de sécurité organisationnelles, techniques et physiques raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre leur perte, vol, accès, utilisation et communication non autorisés. Par exemple, nous veillons à restreindre l’accès à nos équipements informatiques, à mettre en place des mesures multiples de validation de l’identité des utilisateurs en plus de sensibiliser notre personnel à la sécurité et à la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès.
La réalisation d’une EFVP est une démarche préventive visant à mieux protéger les renseignements personnels et à respecter la vie privée des personnes physiques. Elle consiste à considérer les facteurs susceptibles d’entraîner des conséquences positives ou négatives sur le respect de la vie privée des personnes concernées. La réalisation d’une EFVP permet de démontrer que Nova a respecté toutes ses obligations en matière de protection des renseignements personnels et que toutes les mesures ont été prises afin de protéger efficacement ces renseignements.
Nova réalise une EFVP notamment dans les situations suivantes :
En effectuant une EFVP, Nova tient notamment compte de la sensibilité des renseignements concernés, à la finalité de leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support, ainsi que des mesures proposées pour protéger les renseignements personnels.
Aux termes des lois applicables, Nova est responsable de la protection des renseignements personnels dont elle a la possession ou le contrôle.
Aux fins de protéger les renseignements personnels recueillis, Nova a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Il doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Le responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, le président de Nova assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.
Les membres du personnel et les partenaires de Nova ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique, ainsi que les directives mises en place chez Nova.
Les rôles et les responsabilités des employés de Nova tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de Nova à cet égard, le cas échéant.
Afin de protéger vos renseignements personnels, Nova a mis en place des politiques, pratiques et procédures relatives à la gestion des renseignements personnels que nous détenons. Ces politiques et procédures internes régissent la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et la destruction des renseignements personnels ainsi que le traitement des plaintes et la sécurité de l’information. Elles fournissent également le cadre de la mise en œuvre des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ainsi qu’en matière de prévention et de réponse potentielle aux incidents de confidentialité.
De plus, Nova s’assure que son personnel suive les activités de formation et de sensibilisation requises pour assurer la protection des renseignements personnels.
Vous disposez des droits suivants en lien avec vos renseignements personnels :
Sous réserve des lois et règlements applicables, la personne qui souhaite faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de Nova, par courriel ou par courrier à l’adresse postale ou courriel indiquée à la section 15 de la présente politique.
Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par Nova, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de Nova, par la poste ou par courriel à l’adresse ou au courriel indiquée à la section 15 de la présente politique.
L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone et courriel, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par Nova. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte. Nova s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.
Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de Nova pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par Nova est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.
Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.
Nova doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.
Il est également possible de déposer une plainte aupès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.
Toutefois, Nova invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par Nova.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la protection de vos renseignements personnels ou souhaitez exercer vos droits ou formuler une plainte, veuillez communiquer avec Stéphane Labillois, notre Responsable de la protection des renseignements personnels, aux coordonnées suivantes :
Adresse : C.P. 44559 Succursale Normandie, Lévis, QC G7A 4X5
Courriel : slabillois@novapermits.com
Téléphone : 800-567-7775
